Kuncinya, Komunikasi dan Mencari Solusi

Suatu lembaga usaha, apa pun jenis usahanya termasuk koperasi, tumbuh dan berkembangnya sangat ditentukan oleh sumber daya manusia (SDM). SDM yang berkualitas akan menentukan kualitas lain dalam sebuah koperasi. Kita cenderung bangga dengan apa yang terlihat secara umum atas apa yang sudah tercapai. Koperasi dengan ribuan – belasan ribu anggota dan terus bertambah, menjadi kebanggaan karena menandakan bahwa koperasi tersebut terus bertumbuh menjadi besar.

Banyak orang – praktisi koperasi cenderung lebih melihat kualitas sebagai tolok ukur pencapaian usaha; produk banyak, profit besar, jumlah SDM terus bertambah, tetapi sering lupa bahwa faktor kualitas jauh lebih utama sebagai tolok ukur pencapaian segala sesuatu. Dengan SDM sedikit, dan kualitas produknya nomor satu, tentu profit pun akan jauh lebih melesat, bahkan akan melebihi target.

Walau dengan jumlah sedikit “tentara”, namun berkualitas hebat, jauh lebih baik dibandingkan ribuan “tentara” yang mengalami sakit dalam tubuh mereka. Sudah saatnya pengurus dan pengelola koperasi fokus pada siapa saja tim kerja yang punya potensi bisa dikembangkan, dan dilibatkan kerja yang bisa dipertanggungjawabkan. Akan lebih baik fokus pada talenta-talenta yang terbatas tetapi menjanjikan, dibanding serombongan orang yang bekerja karena kemauan dan perasaan sendiri-sendiri, yang akan menjadikan laju organisasi semakin berat.

Pengurus – pimpinan manajemen pun perlu belajar bagaimana mengelola emosi diri sendiri. Karena dengan demikian akan tahu bagaimana cara membuat orang lain, anggota koperasi yang dipimpin juga menikmati emosi mereka, sehingga pengurus atau pimpinan manajemen mampu mengelola emosi mereka dengan baik. Salah satu keberhasilan seorang leader – pimpinan adalah kemampuannya mengelola emosi tim kerja dengan baik, bijaksana, kasih, dan penghargaan verbal. Hal itu lebih dari cukup membuat tim kerja siap secara emosi dan bahagia.

Buat apa seorang pemimpin menghamburkan makian, umpatan, dan bahkan cacian kasar dengan alasan; itu adalah hukuman, dan cara mendidik kekuatan mental seseorang. Padahal, itu hanya akan membuang-buang energi, dan hasilnya justru tim demotivasi, menjadi egois dan kerja “hanya baik” jika awasi. Karenanya harus segera dihentikan pola tersebut. Mengendalikan lidah dan memberikan kasih kepada tim kerja jauh lebih baik dan mengoptimalkan keberhasilan yang diinginkan. Jika kita sendiri masih labil secara emosi, bagaimana mungkin mampu mengelola emosi tim kerja, dan bila itu terjadi maka tinggal menunggu waktu bahwa tim akan berguguran, sehingga kita akan kehilangan tenaga-tenaga produktif yang bisa diandalkan.

Keberhasilan kerja sangat ditentukan oleh emosi seseorang dalam menjalankan pekerjaannya. Semakin tenang dan bahagia bekerja, maka semakin mudah target terpenuhi, bahkan terlampaui. Maka, berbagi kebahagiaan dengan tim adalah kunci meningkatkan produktivitas.

Ciri-ciri calon pemimpin yang sukses, dia punya sifat berani ambil risiko. Risiko memang selalu ada dalam kehidupan, terlebih di dunia usaha. Termasuk juga dalam mengelola koperasi. Namun, mengambil risiko yang dimaksud bukanlah melakukan sesuatu tanpa berpikir panjang dan perhitungan matang. Risiko dilihat sebagai peluang keberhasilan. Hanya orang yang mampu melihat dan membaca situasi, kemudian mengambil kesempatan secara baik, dia akan meraih sukses.

Seorang pemimpin yang sukses biasanya punya cara berfikir yang berbeda daripada orang kebanyakan. Meskipun perbedaan cara berfikir itu kadang dapat cibiran dari berbagai kalangan. Saat menghadapi masalah, misalnya, dia mampu menganalisa akar masalah, memiliki perhitungan yang matang, dan menghadirkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut. Setiap orang pasti pernah mengalami kegagalan, bahkan kerugian berkali lipat. Namun, semua kegagalan tidak dilihat sebagai hambatan yang menghentikan untuk meraih tujuan. Justru kegagalan itu menjadi pemicu untuk lebih bekerja keras dan memperbaiki kesalahan-kesalahan yang ada.

Seorang pemimpin yang baik, apa pun lembaga – organisasi yang dipimpin, juga koperasi yang anggotanya mencapai belasan ribu, seperti Koperasi Pegawai Pemerintah Daerah (KPPD) DKI Jakarta, misalnya, selalu berupaya untuk memberikan pelayanan prima agar anggota puas. Karena dapat pelayanan yang baik, anggota semakin mencintai koperasi, loyalitas, dan militansi semakin kuat, sehingga koperasi akan menjadi semkain besar. Menjadikan pelayanan sebagai budaya, bukan karena tuntutan bisnis semata, namun ingin mendapatkan tempat terbaik di hati para anggota koperasi. Memberikan pelayanan terbaik, “tanpa jika, dan tanpa karena” namun menjadi jiwa, terpancar dari hati yang bersih.

Seorang pemimpin yang cerdas selalu melakukan perubahan ke depan guna mencapai kemajuan. Jika 10 tahun yang lalu kita tidak terbuka pada perubahan zaman, misalnya, maka hari ini kita adalah orang yang tergilas oleh zaman. Dan jika hari ini pun tidak terbuka oleh informasi dan perubahan, maka 10 tahun yang akan datang kita adalah orang-orang yang merugi. Perubahan, inovasi, tidak akan pernah berhenti, meski kita berkeras untuk tidak ikut berubah. Berubah itu baik, berubah itu perlu, agar kita bisa bertahan untuk hidup.

Sejak tahun 2007, setelah H. Hasanuddin B.Sy., S.H. terpilih sebagai Ketua Umum KPPD DKI Jakarta, perubahan-perubahan pun terus dilakukan, termasuk memperbaiki manajemen. Hasilnya luar biasa. Jika di awal kepengurusan Hasanuddin aset lembaga baru sebesar Rp12,851 miliar, pada akhir tahun buku 2017 asetnya meningkat berlipat-lipat mencapai Rp200 miliar lebih. Hebatnya, itu aset murni milik lembaga – anggota tanpa memiliki utang dari pihak ketiga – bank. Artinya, KPPD DKI Jakarta adalah koperasi yang benar-benar mandiri dan sangat sehat. Bisa diklasifikasikan, kelas A plus plus. Dukungan dan kepercayaan dari anggota sangat tinggi, karena kinerja pengurus solid, kompak, dan satu visi; Menjadikan Koperasi Mandiri dan Sehat.

Membangun koperasi adalah membangun values – nilai. Koperasi yang dibangun tanpa nilai niscaya tidak akan bertahan lama dan berantakan. Tanggung jawab sebagai seorang pemimpin, tidak hanya berhenti sampai menghasilkan kinerja finansial yang luar biasa, tetapi juga menjadi bagian dari bangsa untuk membangun generasi yang memiliki values yang kokoh. Dan values yang kokoh itu dimulai dari integritas. Betapa akan lebih mudahnya seluruh upaya pembangunan bangsa, khususnya pembangunan koperasi, apabila semua pelaku – aktivis koperasi terpanggil dan ambil bagian nyata dalam penanaman values. Values adalah; nilai, integritas, etika, loyalitas, berbudaya, gotong-royong, kekeluargaan, dan santun.

Dalam upaya terus meningkatkan perkembangan dan kemajuan koperasi lebih pesat, pengurus KPPD DKI merekrut tenaga-tenaga muda yang memiliki talenta, kompetensi dan profesionalisme. Bedjo Sumarno, S.E., salah satu profesional muda yang tahun 2015 direkrut oleh pengurus. Kepercayaan besar pun diperoleh, menjadi orang nomor satu di jajaran manajemen sebagai manajer. Sebagai orang yang baru bergabung, menyesuaikan diri adalah hal yang utama. Soal tanggung jawab, sangat dipahami, sebab koperasi baginya tidak asing. Sumarno memang pernah berada di jajaran pengurus Koperasi Karyawan (Kopkar) Anugerah, PT Hero Supermarket, Tbk. sebagai bendahara.

Harus memberikan pelayanan terbaik kepada belasan ribu anggota yang juga memiliki belasan ribu karakter berbeda-beda pun pernah dialami. Belum lagi di antara mereka ada yang punya jabatan cukup tinggi di kesatuan kerja masing-masing. Problem yang dihadapi cukup banyak, terutama pegawai DKI Jakarta yang sedang bermasalah. Untuk mengambil keputusan perlu pertimbangan yang matang, sisi humanisnya harus ada, namun kemanan aset koperasi diperhatikan.

Kehati-hatian demi pengamanan aset lembaga landasannya adalah standar operasional prosedur (SOP) yang harus dipatuhi. Kalau koperasi mau mapan, terus bertumbuh dan berkembang, SPO tidak boleh dilanggar. Aturan main itu merupakan kebijakan yang diputuskan dalam rapat pengurus, dan harus diimplementasikan oleh manajemen. Akibatnya, kadang membuat anggota sampai nangis-nangis, dan ada pula yang marah-marah, merasa dipersulit. Dinamika seperti itu menurut Sumarno setiap hari dihadapi.

Namun kadang, dalam kondisi tertentu perlu juga keluwesan – toleransi, misalnya, anggota mengajukan pinjaman untuk berobat. Apalagi kondisi sakitnya kronis dan tidak dicover oleh asuransi. Pertimbangannya, soal keselamatan nyawa – jiwa seseorang, yang mungkin bila tidak dikabulkan permohonan pinjamannya akan terjadi penyesalan. Menyesal, karena pinjam untuk biaya berobat tidak dikasih, jiwa yang sakit tidak terselamatkan, meninggal dunia. “Jika ada anggota, keluarga anggota; anak, isteri – suami yang mengalami kondisi seperti itu, toleransi harus diberikan. Namun anggota juga diberi pengertian. Permohonan, misalnya, perlu dilampiri bukti diagnosa dokter – keterangan dari rumah sakit. Hal itu bukan dimaksudkan untuk mempersulit, melainkan sebaliknya, justru untuk mempercepat proses pencairan dana,” urai Sumarno.

Walau dalam kondisi urgen, analisa tetap harus dilakukan. Kepatuhan, disiplin, dan loyalitas bisa menjadi nilai plus. Bagi anggota yang masih punya pinjaman, namun angsurannya lancar, istilahnya angsuran tersebut dikembalikan dahulu, atau angsuran ditunda, tidak mengangsur dahulu. Pertimbangannya, kemanusiaan. Bagaimanapun, koperasi adalah miliknya, tetapi milik anggota yang lain juga. Karena itu pengelola harus mempertanggungjawabkan dan memastikan bahwah uang yang disimpan di koperasi tetap aman. Dari pengalaman, kondisi kronis itu sehari kadang 4 – 5, tetapi kadang kosong, tidak ada kasus. Berdasarkan data manajemen yang telah puluhan tahun dan terus dievaluasi dalam satu tahun buku kondisi kronis itu sekitar 5% – 10% per tahun dari total pelayanan anggota. Jumlahnya cenderung meningkat karena jumlah anggota KPPD DKI juga terus meningkat pesat.

Prinsip pelayanannya, bukan semata-mata pelayanan pinjaman. Karena anggota yang datang ke koperasi sudah membawa masalah, maka pulang harus gembira, tanpa masalah. Sebagai manajer, Sumarno kadang seperti konseling, hal-hal yang terkait dengan pekerjaan, bahkan sampai soal rumah tangga pun ikut membantu, memberi nasehat, dan semangat. Ada saja anggota yang kena hukuman; tidak disiplin, tidak menunaikan kewajiban dengan baik sebagai pegawai sehingga berakibat TKD-nya dipotong.

Kadang-kadang, ada juga anggota yang melakukan penyalahgunaan, pinjaman. Seharusnya pinjam untuk keperluan keluarga, ternyata diam-diam digunakan untuk yang lain. Sehingga keluarganya datang ke koperasi, complain. Bila ada kasus seperti itu, anggota diingatkan; “Jika pinjam hendaknya digunakan untuk hal-hal yang bermanfaat dan bisa dinikmati keluarga, bukan untuk yang lain. Misalnya, digunakan untuk biaya anak sekolah – kuliah, renovasi rumah, dan memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang sifatnya mendesak, tetapi benar-benar untuk kepentingan keluarga atau bisa juga untuk pengembangan usaha.”

Walau untuk kebutuhan-kebutuhan mendasak itu cukup besar, tidak ada pos khusus untuk itu. Anggarannya dipersiapkan secara akumulatif – global. Berdasarkan pengalaman bertahun-tahun, pola kebutuhan uang anggota dapat diketahui, sehingga koperasi selalu siap memberikan pelayanan prima, dan berapa pun kebutuhan uang anggota terpenuhi. Dengan syarat dan ketentuan berlaku. Penyaluran pinjaman paling kecil Rp10 miliar, dan terbesar Rp16,6 miliar per bulan. Karena uang masuk, baik dari angsuran maupun simpanan anggota rata-rata Rp12,5 miliar per bulan, maka kebutuhan anggota terpenuhi dengan baik. Biasanya, puncak penyaluran pinjaman pada bulan Mei – Agustus, saat anak-anak memasuki tahun ajaran baru, melanjutkan sekolah atau kuliah. Apalagi jika waktunya bersamaan dengan Hari Raya Idulfitri.

Mengelola kekayaan belasan ribu orang yang totalnya mencapai ratusan miliar, dan potensi risiko orang marah pun besar, perlu kiat tersendiri. Menurut Sumarno, kunci utamanya komunikasi. Sebagian besar persoalan muncul karena komunikasi kurang baik, bisa selesai dengan komunikasi yang baik. Meski orang datang dengan perasaan marah-marah, jika kita terima dengan sikap baik, santun, selalu tersenyum ramah, dan komunikasi dilakukan dengan baik, persoalan bisa diselesaikan. Jadi, 80% kuncinya di komunikasi. Seseorang yang mampu berkomunikasi dengan baik bisa dilihat dari latar belakang orang tersebut seperti apa. Biasanya orangnya bijak, sabar, dan memiliki ilmu pskologi, sekalipun ilmu dasar.

Contoh, anggota datang ke koperasi mau pinjam Rp10 juta, tetapi karena ada beberapa persyaratan, maksimal hanya boleh pinjam Rp5 juta. Tentu saja dia kecewa karena tidak seluruh kebutuhannya terpenuhi. Namun, bila dikomunikasikan dengan baik, akhirnya tumbuh pemahaman dan mau mengerti. Yang penting alasan dan penjelasannya mesti runut, dan mesti pelan. Karyawan koperasi, atau manajer pun tidak boleh merasa sebagai atasan anggota. Karena justru anggotalah boss-nya. Sebagai pemilik mereka harus dihormati, dan diberikan pelayanan terbaik.

Bagi Sumarno yang pernah bekerja di ritel besar, Hero Grup; Hero supermarket, Giant, dan hypermart, dengan 450-an anak buah, plus 450-an SPG & SPM, total ngurus karyawan 900-an, belum lagi costumer sehari 2.000 – 6.000-an pengunjung, sehingga sudah biasa menghadapi begitu banyak masalah. Di ritel orang marah-marah, atau banting-banting, biasa. Menghadapi orang yang sedang marah, kita lebih baik diam dahulu mendengarkan. Setelah tahu apa permasalahan sebenarnya, baru dijelaskan. Pendekatannya mencari solusi. Sebab, bila ditolak mentah-mentah urusannya bisa ribut. Di koperasi pun demikian, jika kita mencari solusi bagi kedua belah pihak, untuk kepentingan koperasi dan kepentingan anggota, jauh lebih baik daripada bersitegang mau menang sendiri.

Melihat kondisi saat ini, di mana perkembangan teknologi informasi (IT) begitu pesat, tidak mungkin dapat dibendung, mau tidak mau, KPPD pun harus mengikuti perkembangan, dan harus leading. Jika tidak dapat mengikuti perkembangan teknologi, dan tidak memanfaatkan teknologi yang ada, pasti kalah bersaing. Kompetitor itu bisa datang dari usaha sejenis, bisa juga datang dari koperasi yang lain. Namun sekarang, majunya finansial teknologi juga menjadi kompetitor koperasi. Karena itu, ke depan pola pengembangan pelayanan kepada para anggota harus mengikuti perkembangan dan memanfaatkan teknologi.

Ada usulan dari anggota, perlu dibuka kantor perwakilan di setiap wilayah. Namun sekarang, kebutuhannya bukan seperti itu. Membuka kantor cabang tidak efisien lagi. Yang dibutuhkan, bagaimana memanfaatkan teknologi terkini, sehingga anggota di mana pun berada bisa terlayani dengan baik, dan cepat. Kondisi sekarang ini sangat mungkin. Untuk itu, KPPD DKI Jakarta merancang aplikasi yang bisa diakses oleh anggota, di mana pun berada. Informasi apa pun; mau cek simpanan, cek utang yang belum dibayar, bisa diakses melalui aplikasi. Bahkan, anggota yang mengajukan pinjaman pun tidak harus datang ke kantor KPPD, tetapi bisa mengisi formulir melalui online. Jika permohonan tersebut disetujui, uangnya juga langsung masuk ke rekening anggota. Soal tingkat keamanan, dipastikan terjamin. Dengan berbagai kemudahan tersebut, dipastikan KPPD DKI Jakarta akan berkembang lebih cepat lagi. (adit – mar)

This entry was posted in Kiat Sukses and tagged . Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *